Firmenumzüge brauchen Planung
Ein Büro- oder Filialumzug ins Ausland erfordert neben dem Transport auch Geschäftskontinuität. FlexiLog verbindet Inventur, Verpackung, Zollanmeldung und Einrichtung am neuen Standort zu einem Projektplan.
Was wir transportieren
- Büromöbel und Besprechungstische
- Computer, Server und Technik (antistatisch verpackt)
- Archive und Dokumente in nummerierten, versiegelten Kartons
- Showroom- und Messematerial
Büroumzüge ohne Stillstand
Für ein Unternehmen ist ein Umzug mehr als ein Transport. Jeder Tag, an dem Arbeitsplätze, Server oder Telefonanlagen nicht funktionieren, kostet Umsatz und Vertrauen. Deshalb planen wir Büroumzüge so, dass Ihr Betrieb möglichst ohne Unterbrechung weiterläuft – oft am Wochenende, in den Abendstunden oder in mehreren Etappen, Abteilung für Abteilung.
FlexiLog übernimmt Büro- und Firmenumzüge innerhalb Istanbuls, zwischen türkischen Städten und international zwischen der Türkei und Europa. Typische Kunden sind Unternehmen, die eine Niederlassung in Deutschland eröffnen, Firmen, die ihren Standort innerhalb Istanbuls wechseln, und internationale Organisationen, die Mitarbeiter zwischen Ländern versetzen.
Unser Vorgehen in sechs Phasen
- Bestandsaufnahme: Wir besichtigen die alten und neuen Räume, erfassen Möbel, IT-Ausstattung, Archive und Sonderobjekte und klären Zugänge, Aufzüge und Ladezonen.
- Projektplan: Gemeinsam mit Ihrem Verantwortlichen legen wir Reihenfolge, Zeitfenster, Teamgröße und Kommunikationswege fest.
- Kennzeichnung: Jeder Arbeitsplatz erhält eine Nummer, die auf Möbeln, Kartons und Geräten steht und dem Raumplan des neuen Büros entspricht.
- Verpackung: IT-Geräte in Spezialverpackung, Akten in verschließbaren Archivboxen, Möbel mit Kantenschutz und Folie.
- Transport: Mit Fahrzeugen in passender Größe, bei internationalen Umzügen inklusive Zollabwicklung.
- Aufbau: Möbel werden nach Plan aufgestellt, Arbeitsplätze vorbereitet und das Verpackungsmaterial entsorgt.
IT-Ausstattung sicher transportieren
Computer, Monitore, Drucker, Netzwerktechnik und Server sind empfindlich und enthalten oft wertvolle Daten. Wir empfehlen, vor dem Umzug vollständige Datensicherungen anzulegen und die Abmeldung und Wiederinbetriebnahme der Systeme von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Dienstleister begleiten zu lassen. Unser Team übernimmt den physischen Teil: Abbau nach Anweisung, Kennzeichnung aller Kabel, antistatische Verpackung, stoßgedämpfter Transport und Aufstellung am neuen Arbeitsplatz.
Archive und vertrauliche Unterlagen
Personalakten, Verträge, Buchhaltungsunterlagen und Kundendaten müssen auch während des Umzugs geschützt sein. Wir verpacken Akten in verschließbaren Archivboxen, die nach Abteilung und Inhalt gekennzeichnet werden, und transportieren sie in einem eigenen Fahrzeugbereich. Auf Wunsch versiegeln wir die Boxen und übergeben sie nur an benannte Personen. Unterlagen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, können vor dem Umzug datenschutzgerecht vernichtet werden – sprechen Sie uns an, wenn Sie dafür einen Partner suchen.
Wenn das neue Büro noch nicht fertig ist oder Sie Archivflächen auslagern möchten, bietet unsere Schwestermarke FlexiDepo sichere Lagerräume in Istanbul.
Internationale Büroumzüge zwischen der Türkei und Europa
Eröffnet Ihr Unternehmen eine Niederlassung in Deutschland oder einem anderen europäischen Land, können wir Büromöbel, Ausstattung und Dokumente transportieren. Anders als bei privatem Umzugsgut gibt es für gewerbliche Gegenstände in der Regel keine pauschale Abgabenbefreiung. Je nach Art der Waren und Dauer des Aufenthalts kommen verschiedene Zollverfahren in Frage, zum Beispiel für vorübergehend eingesetzte Ausrüstung. Unser Zollteam prüft gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung, welche Variante sinnvoll ist.
Mitarbeiterumzüge (Relocation)
Versetzt Ihr Unternehmen Mitarbeiter zwischen der Türkei und Europa, übernehmen wir den privaten Umzug der Familien – von der Besichtigung bis zur Zustellung, mit einer einheitlichen Abrechnung für Ihre Personalabteilung. Ihre Mitarbeiter erhalten einen festen Ansprechpartner, der sie auf Deutsch, Englisch oder Türkisch berät. So können sich die Familien auf den Neustart konzentrieren.
Was Sie als Unternehmen vorbereiten sollten
- Einen internen Projektverantwortlichen benennen, der Entscheidungen treffen kann.
- Den Raumplan des neuen Büros mit Arbeitsplatznummern erstellen.
- Mitarbeiter frühzeitig informieren und persönliche Gegenstände selbst packen lassen.
- Internet, Telefon und Strom im neuen Büro rechtzeitig beauftragen.
- Hausverwaltung über Ladezonen, Aufzugsnutzung und Arbeitszeiten informieren.
- Kunden und Lieferanten über die neue Adresse und eventuelle Ausfallzeiten benachrichtigen.
Kosten eines Büroumzugs
Der Preis hängt von der Anzahl der Arbeitsplätze, dem Volumen der Möbel und Archive, dem Umfang der IT-Ausstattung, der Entfernung, den Zugangsbedingungen und dem gewünschten Zeitfenster ab. Wochenend- und Nachtarbeit sind möglich und werden im Angebot transparent ausgewiesen. Nach der Besichtigung erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit allen Positionen.
Beispiel: Ablauf eines Büroumzugs mit 40 Arbeitsplätzen
Damit Sie sich den Ablauf besser vorstellen können, ein typisches Beispiel. Ein Unternehmen mit 40 Arbeitsplätzen zieht innerhalb Istanbuls von einem älteren Bürogebäude in einen neuen Standort. Vier Wochen vorher findet die Besichtigung beider Standorte statt, der Projektplan wird erstellt und der Raumplan mit Arbeitsplatznummern abgestimmt. Zwei Wochen vorher liefern wir Archivboxen und Kartons; die Mitarbeiter packen ihre persönlichen Dinge und Unterlagen selbst und beschriften sie mit der Arbeitsplatznummer. Am Freitagnachmittag fährt die IT die Systeme herunter, unser Team baut Rechner und Monitore ab und verpackt sie. Am Samstag werden Möbel demontiert, transportiert und im neuen Büro nach Plan aufgebaut. Am Sonntag stellt unser Team die IT an den richtigen Plätzen auf, die IT-Abteilung nimmt die Systeme in Betrieb. Am Montagmorgen arbeiten alle Mitarbeiter am neuen Standort weiter.
Bei größeren Unternehmen oder internationalen Umzügen wird der Ablauf auf mehrere Wochenenden verteilt, Abteilung für Abteilung. So bleibt immer ein Teil des Betriebs voll arbeitsfähig.
Möbel: mitnehmen, einlagern oder entsorgen?
Ein Umzug ist eine gute Gelegenheit, die Büroausstattung zu überprüfen. Nicht jedes Möbelstück passt in das neue Raumkonzept. Wir helfen bei der Entscheidung, welche Möbel mitkommen, welche bei FlexiDepo eingelagert werden – etwa für eine spätere Erweiterung – und welche entsorgt oder gespendet werden können. Auch der Auf- und Abbau neu gekaufter Möbel kann Teil unseres Auftrags sein.
Laborgeräte, Tresore und Sonderobjekte
Manche Unternehmen besitzen Objekte, die besondere Sorgfalt erfordern: schwere Tresore, Druck- und Kopiersysteme, medizinische oder technische Geräte, Kunstwerke im Empfangsbereich. Für solche Gegenstände planen wir Spezialausrüstung wie Hubwagen, Rollbretter, Außenaufzüge oder Kräne ein und stimmen den Transport bei Bedarf mit dem Hersteller oder Wartungsdienst ab. Bei der Besichtigung erfassen wir alle Sonderobjekte, damit am Umzugstag die richtige Ausrüstung vor Ort ist.
Kommunikation während des Projekts
Bei einem Büroumzug ist klare Kommunikation entscheidend. Sie erhalten einen festen Projektleiter, der Ihr direkter Ansprechpartner ist und vor Ort die Teams koordiniert. Vor jedem Umzugsabschnitt besprechen wir den Plan, nach Abschluss gehen wir gemeinsam durch die Räume und klären offene Punkte. Auf Wunsch erstellen wir eine kurze Information für Ihre Mitarbeiter, die erklärt, wie sie ihre Arbeitsplätze vorbereiten und beschriften sollen.
Warum Unternehmen FlexiLog wählen
- Erfahrung mit nationalen und internationalen Projekten – vom kleinen Büro bis zum Firmenstandort.
- Eigenes Zollteam für Umzüge zwischen der Türkei und Europa.
- Niederlassung in Deutschland für Firmen, die dort einen Standort eröffnen.
- Flexible Zeitfenster am Wochenende und abends.
- Versicherter Transport mit Spezialverpackung für IT und Möbel.
- Lagerflächen über unsere Schwestermarke FlexiDepo.
Fordern Sie eine kostenlose Besichtigung an – wir erstellen Ihnen einen Projektplan und ein schriftliches Angebot.
Niederlassung in Deutschland eröffnen: Was Sie bedenken sollten
Immer mehr türkische Unternehmen eröffnen eine Vertretung in Deutschland – für den Vertrieb, den Kundendienst oder als Logistikstandort. Neben Gesellschaftsgründung, Steuerfragen und Personal stellt sich dann die Frage, welche Ausstattung aus der Türkei mitgenommen und welche vor Ort beschafft wird. Musterkollektionen, Messeausstattung, Werbematerial und spezielle Geräte werden häufig aus der Türkei verschickt, Büromöbel dagegen oft in Deutschland gekauft.
Wir unterstützen Sie bei der Planung: Welche Waren werden dauerhaft eingeführt, welche nur vorübergehend, etwa für eine Messe? Welche Unterlagen verlangt der Zoll für gewerbliche Sendungen? Wie lassen sich Lieferungen so bündeln, dass Kosten gespart werden? Unsere Niederlassung in Deutschland nimmt die Sendungen entgegen, liefert sie an Ihren neuen Standort und baut auf Wunsch die Ausstattung auf.
Messen und Veranstaltungen
Für Unternehmen, die regelmäßig an Messen in Deutschland oder Europa teilnehmen, transportieren wir Standbau, Exponate und Material. Für Waren, die nach der Messe wieder in die Türkei zurückkehren, kommen besondere Zollverfahren für die vorübergehende Verwendung in Frage. Diese Verfahren erfordern eine sorgfältige Vorbereitung und Fristen, die eingehalten werden müssen. Sprechen Sie uns frühzeitig an, damit wir gemeinsam mit Ihnen den passenden Weg wählen und die Ausstattung rechtzeitig vor dem Aufbau am Messegelände ist.
Versicherung und Haftung bei Firmenumzügen
Bei Büroumzügen ist der Wert der Ausstattung oft hoch – Computer, Server, Spezialgeräte und Möbel summieren sich schnell. Unsere Transporte erfolgen mit Transport- und Vollkaskoversicherung; die Versicherungssumme legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Für besonders wertvolle Geräte empfehlen wir eine Einzelaufstellung mit Seriennummern. Prüfen Sie zusätzlich, ob Ihre eigene Betriebsversicherung Umzüge abdeckt, und stimmen Sie die Deckungen ab, damit es keine Lücken gibt.
Nachhaltig umziehen
Ein Büroumzug erzeugt schnell große Mengen an Verpackungsmüll und ausrangierten Möbeln. Wir setzen wiederverwendbare Archivboxen und Kartons ein, nehmen das Material nach dem Umzug wieder mit und bündeln Fahrten, um unnötige Kilometer zu vermeiden. Funktionsfähige Möbel, die Sie nicht mehr brauchen, können an soziale Einrichtungen gespendet oder bei FlexiDepo für eine spätere Nutzung eingelagert werden. Elektroaltgeräte und Datenträger sollten über zertifizierte Entsorger abgegeben werden; wir sagen Ihnen gerne, worauf Sie dabei achten sollten. So wird Ihr Umzug nicht nur reibungslos, sondern auch ressourcenschonend.
Gerne erstellen wir Ihnen nach Abschluss eine kurze Übersicht über die eingesetzten Materialien, die entsorgten Gegenstände und die eingelagerten Möbel. Diese Dokumentation hilft Ihrer Buchhaltung, Ihrem Facility-Management und bei künftigen Projekten. Für Folgeumzüge, Erweiterungen oder neue Standorte kennen wir Ihr Unternehmen dann bereits und können noch schneller planen. Viele unserer Firmenkunden beauftragen uns deshalb regelmäßig, wenn Abteilungen wachsen, Büros zusammengelegt oder neue Standorte in der Türkei oder in Europa eröffnet werden. Wir freuen uns, auch Ihr nächstes Projekt zu begleiten.
Mitarbeiterumzüge
Auch die privaten Umzüge entsandter Mitarbeiter können wir im Rahmen eines Firmenvertrags übernehmen.
