Kurumsal taşımada planlama her şeydir
Bir ofisi ya da şubeyi yurtdışına taşımak, ev taşımasından farklı olarak iş sürekliliğini de korumayı gerektirir. FlexiLog, uluslararası ofis taşıma projelerinde envanter çıkarımından gümrük beyanına, ambalajdan yeni ofiste yerleşime kadar tüm adımları proje takvimine bağlar.
Neleri taşıyoruz?
- Ofis mobilyaları, toplantı masaları ve depolama üniteleri
- Bilgisayar, sunucu ve elektronik ekipman (antistatik ambalajla)
- Arşiv ve dokümanlar (numaralı, mühürlü kolilerle)
- Showroom ve fuar malzemeleri
Uluslararası ofis taşıma projesinin aşamaları
Ofis taşıma, ev taşımasından farklı olarak bir proje yönetimi işidir. Taşınacak eşyaların yanında çalışanların iş akışı, müşteri hizmetlerinin kesintisizliği, BT altyapısının yeniden kurulması ve gizli belgelerin güvenliği de planın parçasıdır. FlexiLog’da kurumsal taşıma projelerini şu aşamalarla yönetiriz:
- Keşif ve envanter: Mevcut ofisi yerinde inceler, mobilya, ekipman ve arşiv envanterini çıkarırız. Hangi eşyaların taşınacağı, hangilerinin elden çıkarılacağı veya depolanacağı birlikte belirlenir.
- Proje planı: Taşıma tarihi, yükleme sırası, sorumlular, iletişim kanalları ve risk senaryoları yazılı bir plana bağlanır.
- Etiketleme sistemi: Her çalışana ve her departmana renk veya numara kodu verilir; yeni ofisin kat planı üzerinde her eşyanın hedef konumu işaretlenir.
- Gümrük ve evrak: Ofis eşyası, ekipman ve arşiv için gerekli beyanlar hazırlanır. Ticari eşya statüsündeki kalemler ayrıca değerlendirilir.
- Ambalaj ve yükleme: Genellikle mesai bitiminde veya hafta sonu başlar; böylece iş kaybı en aza iner.
- Teslimat ve yerleşim: Eşyalar kat planına göre yerine konur, mobilyalar kurulur, ambalaj atıkları toplanır.
BT ekipmanı ve sunucular
Bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar, ağ cihazları ve sunucular antistatik ambalaj malzemeleriyle paketlenir. Sunucular ve hassas cihazlar mümkünse orijinal kutularında veya darbe emici özel kasalarda taşınır. Kabloların ve bağlantıların fotoğraflanması, cihazların etiketlenmesi ve yeni ofiste aynı düzende kurulabilmesi için BT ekibinizle önceden koordinasyon kurarız. Veri yedekleme ve sistemlerin kapatılıp açılması sizin BT ekibinizin sorumluluğundadır; biz fiziksel taşımanın bu plana uygun yürümesini sağlarız.
Arşiv ve gizli belgeler
Muhasebe kayıtları, sözleşmeler, personel dosyaları ve müşteri belgeleri gibi gizli içerikli arşivler numaralı ve mühürlü kolilerde taşınır. Her koli listeye işlenir ve teslimatta mühürlerin sağlam olduğu birlikte kontrol edilir. Arşivlerin bir kısmının taşınmayıp Türkiye’de saklanması gerekiyorsa kardeş markamız FlexiDepo’nun depolama çözümlerinden yararlanabilirsiniz. Yasal saklama süresi devam eden belgeler için bu seçenek, yeni ofiste değerli alan tasarrufu sağlar.
İş sürekliliği: kesintisiz taşınma
Bir ofisin taşınması sırasında en büyük maliyet çoğu zaman taşıma ücreti değil, iş kaybıdır. Bu nedenle projeyi iş sürekliliğini koruyacak şekilde planlarız:
- Aşamalı taşıma: Departmanlar farklı günlerde taşınır; kritik ekipler eski ofiste çalışmaya devam ederken diğerleri yeni ofise yerleşir.
- Mesai dışı çalışma: Ambalaj ve yükleme akşam saatlerinde veya hafta sonu yapılır.
- Öncelikli koliler: Yeni ofiste ilk gün ihtiyaç duyulacak ekipman ve belgeler “öncelikli” etiketiyle ayrılır ve ilk açılır.
- Tek iletişim noktası: Projenin başından sonuna kadar şirketinizle iletişimi tek bir proje sorumlusu yürütür.
Showroom, mağaza ve fuar malzemeleri
Avrupa’da showroom açan veya fuarlara katılan şirketler için stand malzemeleri, numune ürünler ve dekorasyon elemanlarının taşınmasını da planlıyoruz. Bu tür gönderilerde eşyaların geçici ithalat mı yoksa kalıcı ithalat mı olduğu gümrük açısından önemlidir. Fuar sonrası geri dönecek malzemeler ile Avrupa’da kalacak ürünlerin evrakı farklı hazırlanır; bunu proje başında birlikte netleştiririz.
Çalışan taşınmaları (relocation)
Şirketinizin Avrupa’daki ofisine görevlendirdiği çalışanların ev taşımalarını kurumsal anlaşma kapsamında yönetebiliriz. Bu modelde:
- Her çalışan için aynı hizmet standardı ve şeffaf bir teklif yapısı uygulanır.
- Bütçe ve kapsam şirketinizle önceden belirlenir; çalışan ek hizmet isterse ayrıca bilgilendirilir.
- Faturalandırma ve raporlama şirketinizin ihtiyacına göre yapılır.
- Çalışanlar Almanya’ya taşınıyorsa gümrük muafiyeti ön değerlendirmesi için gümrük muafiyet testimizi kullanabilir.
Böylece insan kaynakları ekibiniz her taşınma için ayrı firma araştırmak zorunda kalmaz; çalışanlarınız ise yeni ülkelerine yerleşirken güvenilir bir destek alır. Bireysel taşınmalar için hizmet detaylarını Avrupa’ya evden eve nakliyat sayfamızda bulabilirsiniz.
Kurumsal teklif süreci
Kurumsal taşımalarda teklif, yerinde keşif sonrası hazırlanır. Teklifte envanter özeti, taşıma şekli ve araç planı, proje takvimi, ambalaj kapsamı, gümrük hizmetleri, sigorta kapsamı ve varsa depolama kalemleri ayrı ayrı yer alır. Satın alma süreçleriniz için gerekli belgeleri (firma bilgileri, sigorta poliçesi özeti, referanslar) talep etmeniz halinde paylaşırız.
| Proje büyüklüğü | Tipik kapsam | Planlama süresi önerisi |
|---|---|---|
| Küçük ofis (5–15 kişi) | Mobilya, bilgisayarlar, arşiv | 4–6 hafta |
| Orta ölçekli ofis (15–50 kişi) | Departman bazlı aşamalı taşıma, BT ekipmanı | 6–10 hafta |
| Şube veya merkez taşıma | Çok katlı yerleşim, sunucu odası, çalışan taşınmaları | 10 hafta ve üzeri |
Avrupa’da ofis açan şirketler için
Türkiye’den Avrupa’ya açılan şirketler, ilk ofislerini genellikle Almanya, Hollanda veya Belçika’da kurar. Yeni bir ülkede ofis kurarken ekipmanın bir kısmını Türkiye’den götürmek, bir kısmını ise yerel olarak tedarik etmek çoğu zaman en mantıklı yoldur. Hangi ekipmanın taşınmaya değer olduğunu, gümrük maliyetleri ve yerel fiyatlarla birlikte değerlendirmenize yardımcı oluruz. Almanya’da şubemiz bulunduğu için Almanya’daki ofis kurulumlarında teslimat ve yerleşim tarafını yerel ekibimizle yönetiriz.
Ofis taşımada risk yönetimi
Her kurumsal taşıma projesinde, en olası riskleri baştan belirleyip her biri için bir önlem planı hazırlarız. Sık karşılaşılan riskler ve önlemlerimiz şunlardır:
| Risk | Önlem |
|---|---|
| Yeni ofisin teslim tarihinin gecikmesi | Eşyaların geçici olarak depolanması, esnek teslim planı |
| BT sistemlerinin geç açılması | Sunucu ve ağ ekipmanının öncelikli taşınması ve ilk kurulması |
| Gümrükte beklenmedik inceleme | Eksiksiz ve tutarlı envanter, önceden hazırlanmış açıklamalar |
| Belge kaybı veya karışması | Numaralı, mühürlü koliler ve departman bazlı listeler |
| Çalışanların uyum süreci | Masa ve dolap düzeninin yeni ofiste aynı şekilde kurulması |
Mobilyayı taşımak mı, yeni almak mı?
Ofis mobilyalarının hepsini taşımak her zaman en mantıklı seçenek değildir. Yeni ofisin ölçüleri, mobilyaların yaşı ve durumu, varış ülkesinde aynı kalitede mobilyanın maliyeti ve gümrük açısından ticari eşya statüsü birlikte değerlendirilmelidir. Genellikle yüksek değerli ve markalı mobilyalar, ergonomik koltuklar, toplantı masaları ve özel üretim parçalar taşınmaya değerdir. Standart dosya dolapları ve eski mobilyalar ise yerinde satılıp yeni ofiste yeniden tedarik edilebilir. Envanter aşamasında bu kararları sizinle birlikte veririz.
Ofis taşıma kontrol listesi
- Proje sorumlusunu ve her departmandan bir irtibat kişisini belirleyin.
- Yeni ofisin kat planını ve masa yerleşimini çıkarın.
- Çalışanlara taşınma takvimini ve kendi masalarını nasıl hazırlayacaklarını bildirin.
- BT ekibiyle yedekleme ve sistem kapatma planını netleştirin.
- Müşterilerinize ve tedarikçilerinize adres değişikliğini önceden duyurun.
- İnternet, telefon ve enerji aboneliklerini yeni ofis için önceden açtırın.
- Arşivde saklanacak ve imha edilecek belgeleri ayırın.
- Taşınma sonrası ilk gün için kritik ekipman listesini hazırlayın.
Sektörlere göre ihtiyaçlar
Hukuk ve danışmanlık büroları için gizli dosyaların zinciri bozulmadan taşınması önceliklidir. Yazılım ve teknoloji şirketlerinde çok sayıda bilgisayar ve monitörün eşleşmeden kurulabilmesi için çalışan bazlı etiketleme yaparız. Ajanslar ve stüdyolar için kamera, ışık ve prodüksiyon ekipmanı darbe emici kasalarla taşınır. Klinik ve laboratuvarlar için hassas cihazlarda üretici talimatları dikkate alınır ve gerekiyorsa yetkili servisle koordinasyon kurulur. Her sektörde amaç aynıdır: yeni ofiste ilk günden çalışmaya hazır olmak.
Proje sonu raporlaması
Taşınma tamamlandığında şirketinize teslim edilen eşyaların listesini, varsa hasar ve çözüm kayıtlarını ve depolanan eşyaların envanterini içeren bir kapanış raporu sunarız. Bu rapor, muhasebe ve demirbaş kayıtlarınızın güncellenmesi için de kullanılabilir.
Örnek proje: İstanbul’dan Düsseldorf’a şube açılışı
Türkiye merkezli bir ihracat firması, Avrupa satışlarını yönetmek için Düsseldorf’ta 12 kişilik bir ofis açmaya karar verdi. Proje başlangıcında İstanbul ofisinde keşif yapıldı; taşınacak mobilyalar, bilgisayarlar, showroom numuneleri ve arşiv envanteri çıkarıldı. Toplantı masası ve yönetici mobilyaları taşınmaya, standart çalışma masaları ise Almanya’da yeniden tedarik edilmeye karar verildi. Numune ürünler ticari eşya olarak ayrıca beyan edildi, ofis eşyası ve ekipman için ayrı evrak hazırlandı.
Ambalaj ve yükleme cuma akşamı başladı ve cumartesi tamamlandı. Düsseldorf’taki teslimat, Almanya’daki ekibimiz tarafından park izni alınarak salı günü yapıldı. Yeni ofisin kat planı önceden paylaşıldığı için her eşya etiketindeki oda koduna göre yerine kondu. Ekip, çarşamba sabahı yeni ofiste çalışmaya başladı. Aynı dönemde firmanın Almanya’ya görevlendirdiği üç çalışanın ev taşımaları da kurumsal anlaşma kapsamında yönetildi.
Kurumsal müşterilerimizin en çok sorduğu konu
Kurumsal müşterilerimizin en sık sorduğu soru, taşınma sırasında işlerin ne kadar süreyle duracağıdır. Doğru planlanmış bir projede bu süre genellikle bir iş gününü geçmez: Ambalaj ve yükleme mesai dışında yapılır, teslimat ve kurulum ise yeni ofis hazır olduğunda tek seferde tamamlanır. Uluslararası taşımalarda yolculuk süresi boyunca ekiplerinizin uzaktan çalışabilmesi için dizüstü bilgisayarlar ve kritik belgeler ayrı bir öncelikli gönderiyle veya çalışanların yanında taşınabilir.
Çalışanlarınız için iletişim planı
Başarılı bir ofis taşımasının önemli bir parçası, çalışanların ne zaman ne yapacaklarını bilmesidir. Proje başlangıcında çalışanlarınıza dağıtabileceğiniz kısa bir bilgilendirme metni hazırlarız: Taşınma tarihi, kişisel eşyaların nasıl paketleneceği, masaların hangi gün boşaltılması gerektiği, etiketlerin nasıl kullanılacağı ve yeni ofiste ilk gün neyle karşılaşacakları. Her çalışana kendi kolilerini hazırlaması için etiket ve koli verilir; ortak alanların, mutfak ve arşivin ambalajı ise ekibimiz tarafından yapılır. Bu sayede taşınma günü herkes rolünü bilir, karmaşa yaşanmaz ve yeni ofiste ilk sabah herkes kendi masasını hazır bulur.
Uluslararası taşınmalarda çalışanların yeni ülkeye uyum süreci de planın parçasıdır. Almanya’ya görevlendirilen çalışanlarınız için adres kaydı ve ilk işler hakkında hazırladığımız rehberleri paylaşabilir, ev taşımalarını aynı takvimle yönetebiliriz.
Tek seferlik değil, sürekli iş ortağı
Kurumsal müşterilerimizin önemli bir kısmıyla tek bir taşınmadan sonra da çalışmaya devam ediyoruz: Avrupa’daki ofise düzenli ekipman ve numune gönderimi, yeni görevlendirilen çalışanların ev taşımaları, fuar dönemlerinde stand malzemelerinin taşınması ve Türkiye’de saklanan arşivin yönetimi bunlardan bazılarıdır. Her yeni iş için sıfırdan firma araştırmak yerine, şirketinizin süreçlerini ve beklentilerini bilen bir lojistik ortağıyla çalışmak hem zaman hem de maliyet avantajı sağlar. Kurumsal anlaşma kapsamında fiyatlandırma, faturalandırma ve raporlama koşullarını şirketinize özel olarak belirleriz.
Teklif almak için şirketinizin mevcut ve yeni ofis adresini, yaklaşık çalışan sayısını ve hedef taşınma tarihini bize iletmeniz yeterlidir; keşif randevusunu en kısa sürede planlarız.
Personel taşınma desteği
Yurtdışına görevlendirilen çalışanlarınızın ev taşımalarını da kurumsal anlaşma kapsamında yönetebiliriz. Böylece şirketiniz için tek muhatap, çalışanlarınız için standart bir hizmet kalitesi sağlanır. Bireysel taşımalar için Avrupa’ya evden eve nakliyat sayfamıza bakabilirsiniz.